Bestyrelsesmøde 21.09.2015

Mandag den 21. september 2015 kl. 19 i ”Huset”, Østergade 2, 6600 Vejen.

DELTAGERE: Bjarne Rasmussen (BR), Christian Dahl (CD), Karl Posselt (KP) og Søren Krabbenhøft (SK). Der var afbud fra Claus Marcussen.

1. Godkendelse af dagsorden
   Referat: Godkendt.
   KP vil normalt udsende en foreløbig dagsorden i god tid inden et bestyrelsesmøde, men opfordrede øvrige bestyrelsesmedlemmer til at indsende dagsordensforslag når som helst eller supplere den foreløbige dagsorden, så vi har mulighed for at forberede møderne bedst muligt.
2. Godkendelse af referat
   – Bilag: er vedhæftet dagsordenen
   Referat: Godkendt. Referatet sendes fremover til kommentering blandt bestyrelsesmedlemmerne, hvorefter det offentliggøres på Hovedkredsens hjemmeside sydjysk-hk.dk. Referaterne skal derfor udformes, så de hverken er for detaljerede eller for indforståede.
3. Aktiviteter i Hovedkredsen
   – Klubber i Hovedkredsen er flittige arrangører
   Referat: Aktivitetsniveauet ligger generelt højt i Hovedkredsen i.f.t. medlemstallet. Nogle klubber påtager sig betydelige opgaver som turneringsarrangører.
4. Hovedbestyrelsesmøde i DSU den 30-08-2015
   – Bilag: HB-Dagsorden er vedhæftet
   – Orientering (Christian)
   Referat: Da Hovedkredsformanden måtte melde forfald, repræsenterede CD Sydjysk Hovedkreds på HB-mødet. CD refererede mundtligt fra mødet.
   På Sydjysk HKs vegne foreslog CD, at der igen skulle være sammenfald af spilledatoer for liga og divisionsturnering. Det ønskede alle andre HB-medlemmer imidlertid ikke at binde divisionsturneringsledelsen til. D.v.s., at koordinering af datoerne bliver et kan og ikke et skal.
   Et skriftligt referat fra HB-mødet er undervejs og vil kunne ses på www.skak.dk.
5. Hjemmesiden (http://sydjysk-hk.dk/)
   – Status
   – Funktionalitet, ideer, udviklingsønsker og –muligheder
   – Historisk materiale fra de tidligere hjemmesider i 4. og 5. HK
   – Opsigelse af gamle webhoteller og domænenavne
   Referat: Der var almindelig tilfredshed med, at vi i kraft af CMs ekspertise og indsats meget hurtigt har fået en ny hjemmeside med relevant indhold op at stå. Klubberne har fået login og er mere end velkomne til at komme med indlæg og gode ideer til fortsat udvikling af hjemmesiden.Det er en teknisk udfordring at sikre relevant arkivstof fra de gamle HK-hjemmesider, men SK ligger f.eks. inde med 4. HK-referater langt tilbage i tiden.BR tager sammen med CM initiativ til opsigelse af gamle domænenavne og webhoteller, inden de eksisterende aftaler udløber.CM modtager gerne løbende ideer og forslag vedr. funktionalitet og indhold på hjemmesiden, men den del af punktet, der handlede om udviklingsønsker og –muligheder blev i CMs fravær udsat til næste møde. CM skal vurdere tidsforbrug og bør have væsentlig medindflydelse på, hvilke ønsker der skal prioriteres og realiseres.
6.  SGP-serien 2015-16
   – Er planlagt med datoer og spillesteder/arrangører. Information (Reglement, terminer,
   invitationer, ratingtal og resultater) formidles via Hovedkredsens hjemmeside.
   Referat: SGP-sæsonen starter i Esbjerg lørdag den 26. september. Deltagerantallet til første stævne er indtil videre beskedent, men generelt hviler SGP i sig selv, kører rigtig godt og giver mulighed for en god kobling mellem klubskak og skoleskak. Det bør udnyttes af klubberne.
7. Holdturneringen
   – Kursus for Hovedkredsenes Holdturneringsledere i det nye turnerings-it-system den 12.-
   13. september 2015. Christian deltager
   – Principper for udarbejdelse af turneringstabeller. Bilag er vedhæftet dagsordenen
   – Tilmeldinger og planlægning af Holdturneringen i Sydjysk Hovedkreds 2015-16
   Referat: Kurset for Holdturneringsledere med deltagelse af systemudvikleren og DSUs formand var rigtig godt. Holdturneringshjemmesiden ser godt ud og den virker!CD medbragte en oversigt over tilmeldinger til holdturneringen, og bestyrelsen bidrog med forslag til løsning af tvivlsspørgsmål, inden CD gør grupper og rækker færdige. Der er kun 2 tilmeldinger i C-rækken, som derfor ikke oprettes. Vi satser på, at medlemmerne af den hidtidige turneringskomité er villige til at fortsætte.Det blev drøftet, om der ud over Holdturneringsreglementet skal formuleres nogle principper for turneringsplanlægning – som en hjælp til Holdturneringslederen og til oplysning for klubberne. Der blev ikke konkluderet, men holdturneringen sættes på dagsordenen igen på næste møde.
8. Juniorskak
   – U-DM og U-GP
   Referat: Det første Ungdoms-Grand-Prix i Hovedkredsen blev afviklet af Vejlekredsen (Dansk Skoleskak) på Stensballeskolen med 25 deltagere i 3 aldersgrupper. Der kommer yderligere mindst 2 stævner i henholdsvis Fredericia (5. december) og Kolding. En god nyskabelse. En enkelt forælder har ment, at deltagerne burde inddeles efter spillestyrke frem for en ren aldersinddeling, men nu får vi konceptet prøvet af.
   Der afholdes Ungdoms-DM på Frederiksberg den 2.-4. oktober 2015.
   Juniorskak sættes på dagsordenen igen på næste møde, hvor Juniorkoordinator CM forhåbentlig kan deltage.
9. Økonomi
   – Status herunder orientering om de økonomiske konsekvenser af Hovedkredsfusionen
   Referat: Der er afregnet med 4. HK pr. 30-06-2015, og en foreløbig regnskabsrapport viser et solidt økonomisk grundlag for den fusionerede Hovedkreds.BR udarbejder ud fra de foreløbigt kendte forudsætninger et budgetforslag for 2016 til drøftelse på næste bestyrelsesmøde.Medlemstallet er desværre faldende.
10. Mødeplanlægning
    – Forslag til mødedatoer:
    onsdag den 25-11-2015 kl. 19 (bestyrelsesmøde)
    onsdag den 03-02-2016 kl. 19 (bestyrelsesmøde, regnskab, forberedelse af
    generalforsamling)
    lørdag den 20-02-2016 kl. 14 (generalforsamling)
    lørdag den 20-02-2016 kl. ca. 17 (bestyrelsesmøde, konstituering)
    onsdag den 13-04-2016 kl. 19 (bestyrelsesmøde)
    onsdag den 21-09-2016 kl. 19 (bestyrelsesmøde)
    Referat: Godkendt.
    Generalforsamlingen foreslås afholdt centralt i Hovedkredsen, f.eks. i Vejen.
11. Eventuelt
    Referat: Det blev kort drøftet, om vi evt. skal have et gaveregulativ.