Bestyrelsesmøde 10.06.2015

Onsdag den 10. juni kl. 19 i ”Huset”, Østergade 2, 6600 Vejen.

DELTAGERE: Bjarne Rasmussen, Claus Marcussen, Christian Dahl, Karl Poselt og Søren Krabbenhøft.

1. Godkendelse af dagsorden
   Referat: Dagsordenen blev, med tilføjelse af et par underpunkter, herunder Tjele, godkendt.
2. Godkendelse af referat
   Fra stiftende generalforsamling – herunder foreningens vedtægter.
   Referat: Referatet og vedtægterne fra den stiftende Generalforsamling blev godkendt.
3. Konstituering
   Valg af sekretær, juniorkoordinator, og holdturneringsleder – fordeling af ansvarsområder
   Referat: Bestyrelsen konstituerende sig som følger: Sekretær: Søren Krabbenhøft, Vejen, Juniorkoordinator: Claus Marcussen, Fredericia og Holdturneringsleder: Christian Dahl, Evans
4. Hjemmeside m.v.
   – Drøftelse af krav til funktionalitet/nyt cms. Kan vi klare os med et gratis standard-cms,  så vi undgår ”forældelse”
   – Domænenavn
   – Webhotel/hosting af hjemmeside, økonomi og supportniveau
   – Sikring af 4. og 5. Hovedkreds´ historie (indhold fra de 2 hidtidige hjemmesider)
   – FaceBook-profil?
   Referat: Claus havde udfærdiget et papir, med forslag til hjemmeside. Dette blev efterfølgende godkendt. Vi vil fremover skulle bruge: http://sydjysk-hk.dk/
5. SGP-udvalg
   Består p.t. af Preben Sørensen, Kasper Jerwiarz og Svend Erik Kramer. Sidstnævnte udtræder, og der er brug for at supplere udvalget med en SGP-kasserer
   Referat: Da det endnu ikke er lykkedes at fremskaffe en Kasserer til SGP-udvalget, enedes vi at lade lave en model hvor vores kasserer Bjarne Rasmussen, Varde bliver kontobestyrer. Øvrigt arbejde ligger på arrangører, der informerer kasserer om overførsel og indsætter pengene. Tilbage er der kun Gaveindkøber, til forhandling af slutstævnepræmier, der forsat er uløst.
6. Økonomi
   – Gennemgang af de væsentligste udgiftsposter
   – Fælles løsning af kartoteksfører- og kassereropgaven
   Referat: Regnskabet blev gennemgået, og forskellen de tidligere Hovedkredse imellem blev belyst. Fremgangsmåde for afregningsform, for udgifter i forbindelse med bestyrelsesarbejde blev drøftet. Seddel til afregning med Kasserer blev omdelt. HK-præmier blev diskuteret, og skal ensrettes.
7. Holdturneringen 2015-16
   – DSU er i gang med at udvikle et fælles it-system, der også kan bruges ti administration af
   hovedkredsenes holdturneringer
   Referat: HTL Christian fortalte om datoer og terminer for holdturneringen. Bovs forespørgsel om flytning af kampe blev vendt. Varde kunne godt acceptere, hvorimod Fredericia har vedtaget en principbeslutning om ikke at ville flytte kampdage. DSU´s kalender blev drøftet og fundet for let; så DSU kontaktes for at komme med indsigelse.
8. Mødeplanlægning
   Tid og sted for fremtidige bestyrelsesmøder
   Referat: ”Huset”, Vejen vælges som base for bestyrelsen. Formanden Karl Posselt, Vojens udsender forslag til mødedatoer. Kalenderindsamling kan foregå ved at maile HTL Christian.
9. Pokalturnering 2016
   – Arrangør
   – Afklaring vedr. Sydjysk Hovedkreds´ deltagelse i (hold)pokalturneringsfinaler
   Referat: Pokalskak har været meget lille i den tidligere 5.HK og har været faldende i tidligere 4.HK. Der arbejdes på et centralt stævne i Kolding, men Tønder skal lige kontaktes.
10. Logo
    Skal Hovedkredsen have et nyt logo?
    Referat: Vi vil læne os op ad DSU-logoet, Claus undersøger om der skulle være andre forslag.
11. Eventuelt
    Referat: Under Eventuelt endes vi om at få digitaliseret de gamle arkiver og få dem offentliggjort. Til det kommende HB-møde i Svendborg må formand Karl melde forfald, HTL Christian skal lige checke kalenderen. Vi enedes om en ambulancetjeneste til klubber der lige skal have et skub. Afgående bestyrelsesmedlemmer i de to tidligere Hovedkredse skal honoreres. Kassererne i de tidligere Hovedkredse får opgaven.

Sekretæren

Efter Deadline: Christian Dahl remplacerer Karl Posselt til HB-mødet i Svendborg