Bestyrelsesmøde 02.02.2016

Tirsdag den 2. februar 2016 kl. 19 i ”Huset”, Østergade 2, 6600 Vejen.
DELTAGERE: Bjarne Rasmussen, Christian Dahl, Claus Marcussen, Karl Posselt og Søren Krabbenhøft.

  1. Godkendelse af dagsorden.
    Referat: Godkendt efter tilføjelse af nyt punkt 13: Hovedkredsens rolle ved opløsning af klub.
    Efterfølgende punkter skubbes.
  2. Siden sidst.
    – Ansøgninger behandlet pr. mail.
    Referat: Siden sidste bestyrelsesmøde har bestyrelsen efter ansøgning bevilget tilskud på 1.500 kr. til henholdsvis Skakklubben Springeren (Sondex Cup 2016) og Fredericia Skakforening (IM-turnering 2016). Vi vil løbende se positivt på kommende ansøgninger
  3. Hjemmesiden (http://sydjysk-hk.dk/ )
    – Genoptages fra sidste bestyrelsesmøde
    – Status, funktionalitet, ideer, udviklingsønsker og – muligheder.
    Referat: Der sker ikke så meget for tiden, så nye inputs er velkomne. Claus arbejder på at få flere til at bruge siden, men der er problemer med at få plads til en login-knap som menupunkt. Det er muligt at få fotos på forsiden (Vælg ”fremhævet billede”-funktion). Bestyrelsen har fået redaktørstatus på hjemmesiden. Der er ingen pladsproblemer, så digitaliserede klubblade kan sagtens få plads, eller der kan linkes til dem. Der blev foreslået et selvstændigt menupunkt til Junior/-Ungdomsskak og link til Skakhåndbogen. DSU´s Kalender omfatter desværre kun turneringer, og er derfor ikke alene velegnet til integration af kalenderbegivenheder i Hovedkredsens kalender.
  4. Juniorskak
    Genoptages fra sidste bestyrelsesmøde (CM).
    – Status og initiativer
    – U-DM og U-GP
    Referat: Unionens initiativer med U-GP og U-DM har haft begrænset gennemslag i Hovedkredsen, hvor den store udfordring stadig er at skabe meget bedre forbindelse mellem skoleskak og klubskak. Vi drøftede engagement på skoler, og Claus arbejder på at finde ud af, hvor der er aktivitet. Den landsdækkende Skolernes Skakdag afvikler successen fredag inden vinterferien.
    På vegne af en forældrekreds har Lene Wul sendt et forslag om et pilotprojekt med en række af træningssamlinger for juniorspillere i Hovedkredsen. Bestyrelsen bevilgede et rammebeløb på 2000,- og forventer en efterfølgende evaluering. Lene bliver så samtidigt spurgt om hun ville være redaktør på juniornyheder på HK-hjemmesiden.
  5. Pokalturneringen for hold
    Arrangementet er udbudt til klubberne. Indtil videre har kun Haderslev reageret på opfordringen.
    Referat: Der er ikke mange bud, så vi risikerer at sende hold videre til finalen uden HK-stævne. Vilkårene (tilskud fra Hovedkredsen) for arrangører blev drøftet. Det undersøges, om Haderslev er klar som arrangør, men desuden undersøges via formændene, hvor mange klubber der vil stille hold, inden vi sætter en masse arbejde i gang. Der er kun få ledige datoer at vælge imellem. 2. eller 3. april kunne være en passende termin.
  6. SydGrandPrix
    – Foreløbig status
    – Reglement (http://sydjysk-hk.dk/sgp-reglement/)
    Referat: Preben Sørensen giver en status for årets SGP på HK-generalforsamlingen. Det vil ikke give ekstraudgifter at gå over til at bruge hurtigskakrating i SGP. Det vil så kræve en revision af SGP-reglementet. Deltagerantallet er faldet i år, måske fordi markedsføringen ikke har været optimal.Det er vigtigt at få flere deltagere med i de første stævner. Kassereren har haft mere arbejde med SGP-økonomien, end han havde forventet. SGP-udvalget søger 1 – 2 nye personer. Der er også ting, der er blevet lettere. Bruger man DSUs turneringssystem ligger resultaterne online på nettet, så de kan ses på vej hjem i bilen!
  7. Økonomi
    – Regnskab 2015 og budgetforslag/kontingentforslag 2016
    – Medlemsstatus for 1. kvartal
    Referat: Regnskabet blev fremlagt og gennemgået. Da det ikke dækker et helt kalenderår, er brugsværdien ikke stor, så først til næste år kan der tages beslutninger om vurdering af regnskabet. Et tilsvarende budget blev gennemgået. Der er 20 medlemmer færre end sidste år, så antallet er stadigt faldende. Kassereren fremfinder medlemstal pr 1/1-2016, til brug ved Generalforsamlingens stemmeafgivelse.
  8. Planlægning af generalforsamling
    Indkaldelse er udsendt
    – Gennemgang af dagsorden
    – Forslag til dirigent
    – Stemmetal/medlemstal pr. 01-01-2016 (BR)
    – Udsendelse af regnskab og budgetforslag med forslag til kontingent senest den 04-02-2016
    (BR)
    – Stof til beretninger
    – Eventuelle forslag
    – Valg: Kandidater til bestyrelsen. Genopstiller alle?
    – Forslag til dato for næste års generalforsamling: Lørdag den 25-02-2017
    Referat: Dagordenen blev gået igennem. Bestyrelsen forslår uændret kontingent da der ikke foreligger et helt kalenderårs regnskab på nuværende tidspunkt. Holdskak og SGP skulle gerne gå i 0. Af hensyn til præmieuddeling, foreslås kommende Generalforsamlinger flyttet til efter holdturneringsslut.
    Alle bestyrelsesmedlemmer genopstiller som bestyrelseskandidater på generalforsamlingen.
  9. Holdturneringen
    – Præmier (Bilag vedhæftet dagsordenen)
    Referat: Christian redegjorde for turneringen herunder præmiefordeling. Forslaget til præmier blev godkendt – med tilføjelse om, at præmien for maksimumscore (7 af 7) blev hævet til 200,-  Vi drøftede mulige principper for planlægning af holdturneringen. Christian tager dem med i sin beretning om holdturneringen på generalforsamlingen. Han kigger desuden på, om der er behov for reglementsændringer, der i givet fald skal godkendes af generalforsamlingen.
  10. Initiativpræmie og hæderstegn.
    Hovedkredsens indstillinger til hæderstegn og initiativpræmier skal indsende til DSU med en kort begrundelse – så vidt muligt inden HB-mødet den 14. februar.
    Referat: Disse blev besluttet, og formulering af indstillingerne blev uddelegeret. Formanden indsender til DSU.
  11. Sydjysk EMT 2016
    Haderslev Skakklub har tilbudt sig som arrangør. Afvikling som 7 runders koordineret EMT på følgende spilledatoer: mandag den 25-04, 02-05, 09-05, 23-05, 30-05, 06-06 og lørdag den 11-06-2016.
    Referat: Haderslev tilbydes SEMT 2016.
  12. Hovedbestyrelsesmøder i DSU
    – 28.-29. november 2015 (Referat)
    – 13.-14. februar 2016 (Dagsorden)
    Referat: Drøftet. Islands-miséren blev vendt. Rekruttering er det altoverskyggende tema i HB og bør være det også i klubberne. Forslag om Sekretariat/kampagneleder og den tilhørende kontingentstigning blev vendt, uden at der kunne gives formanden klart mandat.
  13. Hovedkredsens rolle ved opløsning af klub
    – Hvad er Hovedkredsens rolle ved opløsning af en skakklub? Spørgsmål fra Herman Petersen, Ribe
    Referat: Spørgsmålet drejer sig om formulering af klubvedtægter om opløsning. Hvordan stiller Hovedkredsen sig, hvis den i en klubvedtægt indsættes som modtager af værdier fra den opløste klub – herunder til en klausul om returnering af værdierne, hvis en klub genopstår.
    Spørgsmålet blev drøftet. Bestyrelsen har ikke mulighed for at opmagasinere materiel, så det må dels ud på klubmedlemmer eller den lokale skole. Hovedkredsen kan godt tage imod pengemidler, men ikke øremærket/reserveret til enhver tid. Til gengæld vil bestyrelsen være positiv ved ansøgninger om startkapital, hvis der tages initiativ til oprettelse af en ny klub i Hovedkredsen.
  14. Mødeplanlægning
    Følgende terminer er aftalt:
    – lørdag den 20-02-2016 kl. 14 (generalforsamling)
    – lørdag den 20-02-2016 kl. ca. 17 (bestyrelsesmøde, konstituering)
    – onsdag den 13-04-2016 kl. 19 (bestyrelsesmøde)
    – onsdag den 21-09-2016 kl. 19 (bestyrelsesmøde)
    Bestyrelsesmøder og generalforsamling afholdes i Vejen.
    Referat: Godkendt. Bestyrelsen mødes desuden til et kort møde forud for generalforsamlingen lørdag den 20. februar kl. 13.
  15. Eventuelt
    Referat: Intet til punktet

/Ref.: Søren Krabbenhøft